Gemengd gebruikte bedrijfswagens en hun BTW-aftrek Delen

Sedert 2011 moet de BTW-aftrek beperkt worden in functie van het beroepsmatig gebruik van bedrijfsmiddelen (Artikel 45, §1 quinquies W.BTW). Wordt een bedrijfsmiddel niet voor 100% beroepsmatige doeleinden gebruikt, dan is er sprake van gemengd gebruik. De BTW zal dan slechts aftrekbaar zijn in de mate dat het goed voor economische activiteiten wordt aangewend.

Een nieuwe circulaire verduidelijkt de regels.

Voor personenwagens zijn er verschillende methodes om de verhouding beroeps-/privégebruik vast te stellen: een gedetailleerde bijgehouden rittenadministratie, een semi-forfaitaire formule op basis van het woon-werkverkeer of het vast beroepsforfait van 35%.

1. Rittenadministratie

Deze methode houdt in dat alle beroepsmatige verplaatsingen dagelijks en gedetailleerd dienen bijgehouden te worden. Per rit dient u volgende gegevens te vermelden: de datum van de rit, begin- en eindadres, afgelegde kilometers per rit. Er dient ook een registratie te gebeuren van de kilometerstand bij het begin en einde van het kalenderjaar. Dit mag manueel bijgehouden worden via een rittenboekje of geautomatiseerd via een aangepast GPS-systeem. De rittenadministratie dient dagelijks te worden bijgehouden om bewijskrachtig te zijn.

Via deze methode worden de beroepsmatige kilometers ten opzichte van de totaal afgelegde kilometers geplaatst. Zo wordt het percentage beroepsgebruik bepaald. Vb. 4 000 beroepsmatige kilometers, 10 000 totale kilometers ⇒ 4 000 / 10 000 = 40% beroepsmatig gebruik. Dit betekent dat 40% van de BTW kan gerecupereerd worden op de aankoop en kosten van uw wagen.

Opgelet!
Voor personenwagens is de BTW-aftrek maximaal 50%. Ook al wordt de wagen bijvoorbeeld voor 70% gebruikt voor beroepsmatige doeleinden. Deze methode kan per wagen en per jaar gekozen worden.

Vanaf 01.01.2016
Indien er voor handelsvertegenwoordigers een beroep gedaan wordt op deze methode, aanvaardt de administratie een beroepsgebruik van minstens 50%, zonder dat dit moet gestaafd worden aan de hand van een rittenadministratie. Dit is enkel het geval als er slechts één voertuig per gebruiker is.

2. Semi-forfaitaire berekening

Bij deze tweede methode wordt een berekening gedaan om het privégebruik van de wagen te bepalen volgens een formule op basis van het woon-werkverkeer.

(afstand woon-werk x 2 x 200 werkdagen + 6000 km’s) x 100 = % privégebruik
                    Totaal aantal kilometers per jaar

Beroepsgebruik = 100% - % privégebruik.

Opgelet!
200 werkdagen blijft 200 werkdagen, ongeacht het aantal ziektedagen, vakantiedagen, deeltijdse arbeid,… Deze methode kan slechts voor één vaste wagen per gebruiker toegepast worden en slechts voor één wagen per gebruiker. Dit betekent dat deze methode niet kan toegepast worden op een wagen die door verschillende personen wordt gebruikt, vb. een poolwagen. Ook indien een persoon meerdere wagens gebruikt, zal hij/zij slechts voor één wagen de semi-forfaitaire methode kunnen toepassen. Deze methode mag met methode 1, rittenadministratie, gecombineerd worden. Per wagen is er dus voor elk jaar de keuze om een rittenadministratie of een semi-forfait toe te passen.

Vanaf 01.01.2016
Er is voorzien in een vereenvoudiging voor bedrijfswagens in een bouwbedrijf. De verplaatsing van een werknemer van een bouwbedrijf met een bedrijfswagen naar de maatschappelijke zetel om van daaruit gezamenlijk verder te rijden naar de werf, is een beroepsmatige verplaatsing en geen woon-werkverkeer. Dit geldt ook voor werknemers die met een bedrijfswagen naar de maatschappelijke zetel van de werkgever gaan om er materialen en gereedschap op te halen vooraleer ze naar een werf rijden.

Auto’s die slechts occasioneel of toevallig beroepsmatig gebruikt worden, zijn uitgesloten van de semi-forfaitaire methode. Er is sprake van occasioneel of toevallig beroepsmatig gebruik indien het beroepsgebruik kleiner is dan 10%. Het voertuig moet dus daadwerkelijk als werkinstrument of exploitatiemiddel gebruikt worden voor de economische activiteit. Een auto die ter beschikking wordt gesteld aan een werknemer, wordt beschouwd als werkin-strument. Van onbeduidend beroepsgebruik (occasioneel of toevallig beroepsgebruik) is er dan geen sprake.

 3.  Vast forfait van 35%

U kunt ook kiezen voor een vast percentage beroepsgebruik van 35%.
Voor de toepassing van deze methode hoeft u niets te bewijzen. Uiteraard is deze methode enkel aan te raden indien u uw wagen slechts beperkt beroepsmatig gebruikt.

Opgelet!
Deze methode dient toegepast te worden op al uw gemengd gebruikte wagens en motorfietsen en dit voor minstens 4 jaar.
Dit betekent dat deze methode niet gebruikt kan worden in combinatie met de rittenadministratie of de semi-forfaitaire methode.

Vanaf 01.01.2016
Indien er slechts een occasioneel of toevallig beroepsmatig gebruik is, kan ook geen beroep gedaan worden op deze methode. Ook hier speelt de 10%-regel en aanvaardt men een wagen die ter beschikking gesteld wordt aan een werknemer als werkinstrument.
Een extra voorwaarde is dat er slechts één voertuig per gebruiker is. Gebruikt u twee wagens, dan kan u slechts voor één wagen het forfait van 35% gebruiken. Voor de andere wagen dient het beroepsmatig gebruik dan aangetoond te worden via een rittenadministratie.

Fiscaal lichte vrachtwagens
In principe wordt het beroepsgebruik bepaald op 100% als uit de aard van het voertuig en rekening houdend met de beroepsactiviteit en omstandigheden waarin het wordt gebruikt, een volledig beroepsgebruik zeer waarschijnlijk is. Ook voor wagens die uitsluitend op de terreinen van de BTW-plichtige worden gebruikt of die enkel gebruikt worden voor werfbezoeken geldt dezelfde regel. Indien de lichte vrachtwagens niet (bijna) uitsluitend beroepsmatig gebruikt worden, kan men gebruik maken van een rittenadministratie of een bijzonder forfait van 85% (methode 4). De toepassing van het forfait van 35% kan toegepast worden voor lichte vrachtwagens die niet overwegend beroepsmatig worden gebruikt.

Opgelet!
Het bijzondere forfait van 85% kan enkel gebruikt worden voor één voertuig per gebruiker.

Gemengde BTW-plichtigen
De aftrekregeling voor gemengde BTW-plichtigen wordt volledig doorgetrokken op de regeling voor gemengd gebruikte bedrijfsgoederen. Dit is ook zo wanneer voor de BTW-aftrek de regel werkelijk gebruik wordt toegepast, maar waarbij er voor de algemene kosten een bijzonder verhoudingsgetal is.

Voorbeeld: Een gemengde BTW-plichtige met een algemeen verhoudingsgetal van 40%, zal bij toepassing van de derde methode (vast forfait van 35%) 14% van de BTW kunnen recupereren wanneer bedrijfswagens om niet ter beschikking worden gesteld voor privégebruik (35% vast forfait x 40%).

Voor bedrijfsmiddelen die alleen gebruikt worden voor de vrijgestelde of belaste sector, kan de BTW niet of volledig afgetrokken worden. Echter blijft de BTW-aftrek voor personenwagens beperkt tot maximum 50%.

Frank Sanctorum

Augustus 2018