Vele ondernemers stellen de vraag of ze aan hun medewerkers kosten eigen aan de werkgever kunnen toekennen. De vraag op zich is niet verrassend. Voor de werknemer is het een onbelaste vergoeding. Voor de werkgever wordt op kosten eigen aan de werkgever geen patronale lasten betaald. Het is dan ook logisch dat in de praktijk hier vaak discussies over ontstaan met de fiscus en/of de RSZ.
Algemeen
Kosten eigen aan de werkgever moeten zowel fiscaal als sociaal voldoen aan voorwaarden. Hierna bekijken we de fiscale context.
Kosten eigen aan de werkgever zijn kosten die ten laste zijn van de werkgever, maar door de werknemer werden voorgeschoten. Het gaat dan ook in principe gewoon om een terugbetaling door de werkgever aan de werknemer.
Een klassiek voorbeeld is de verplaatsing door een werknemer met zijn eigen wagen naar een klant van de werkgever. Hiervoor is een forfaitaire vergoeding voorzien per km. Deze wordt in principe jaarlijks vastgelegd en bedraagt vanaf 1 juli van dit jaar 0.3653 euro per km.
Financiën zal nazien dat het effectief kosten zijn die in principe door de werkgever te betalen zijn en dat die vergoedingen effectief aan die kosten worden besteed. De rechtspraak is dienaangaande soepeler en gaat uit van een weerlegbaar vermoeden dat de betaling van kosten eigen aan de werkgever geen belastbaarheid veroorzaken.
Belangrijk voor de werkgever is de verplichte vermelding op de individuele fiche van de werknemer van het feit dat aan de betrokken werknemer kosten eigen aan de werkgever werden betaald. Indien dit niet het geval is worden deze kosten fiscaal verworpen bij de werkgever.
Effectieve bewijstukken of forfaitaire basis
Kosten eigen aan de werkgever kunnen terugbetaald worden op basis van effectieve bewijsstukken of op een forfaitaire basis.
Terugbetaling op basis van effectieve bewijsstukken veroorzaakt weinig problemen.
Uiteraard vraagt dit wel de nodige discipline van de werknemer om de nodige bewijsstukken bij te houden en te bezorgen aan de werkgever.
In de praktijk worden kosten eigen aan de werkgever echter in veel gevallen forfaitair bepaald.
Voorbeelden daarvan zijn de terugbetaling van autokosten, de dagvergoeding voor dienstreizen in België en de vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen. Hiervoor zijn er de gekende standpunten en richtlijnen van de fiscus beschikbaar.
Ter onderbouwing van bepaalde specifieke forfaitaire kosten wordt in de praktijk soms een aantal maanden de bewijsstukken van de effectieve kosten bijgehouden om aan te tonen dat de kosten beantwoorden aan de realiteit. Het is in ieder geval wenselijk per werknemer na te gaan of het forfait aannemelijk is in het kader van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.
Een aantal mogelijkheden van kosten eigen aan de werkgever zijn minder gekend.
Zo kan een werkgever ook een vergoeding betalen voor de garage waarin de werknemer zijn bedrijfswagen plaatst.
Ook kosten voor representatie worden soms forfaitair toegekend. Het spreekt vanzelf dat het dan gaat om werknemers die regelmatig op verplaatsing zijn en de nodige contacten moeten leggen.
Andere mogelijke kosten eigen aan de werkgever zijn in bepaalde situaties abonnementen voor vakliteratuur, parkeerkosten, bureelkosten thuis e.d.
Ook voor telewerk zijn er een aantal richtlijnen. Het betreft dan de terugbetaling van de kosten van computer, internetaansluiting, internetabonnement, gsm gesprekken en gsm abonnement.
Het lidmaatschap van professionele verenigingen en de ledenbijdragen van gereglementeerde beroepen ( beroepsinstituten en dergelijke) kan eveneens een kost eigen aan de werkgever uitmaken.
Ook voor bedrijfsleiders
Het principe van kosten eigen aan de werkgever geldt trouwens niet uitsluitend voor werknemers. Ook voor bedrijfsleiders is dit van toepassing. Al moet hier natuurlijk wel nagegaan worden dat er geen dubbele kostenaftrek gebeurt. Veel bedrijfsleiders laten hun effectieve beroepskosten immers onmiddellijk ten laste nemen door de vennootschap.
Rulingcommissie
Omtrent forfaitaire kosten eigen aan de werkgever worden jaarlijks diverse rulings afgeleverd.
U kan deze raadplegen op www.ruling.be
Frank Sanctorum
Augustus 2019
Facebook
Twitter
LinkedIn
